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大学の先生宛のメールの書き方や返信方法

      2016/07/11

大学の先生宛のメールの書き方や返信方法

大学生になると大学の先生にメールで課題を送ったり、質問をする場合、どんな風にメールを書くのが失礼にならないのでしょうか。同様に先生からメールを頂いた場合には、どのように返信するのが礼儀でしょうか?大学の先生宛のメールの書き方についてまとめてみました!

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大学教授へのメール返信(質問)

大学一回生です
大学教授からメールを頂いたので返信したいのですが、恥ずかしながら、私、教授にメールを送った経験がなく、どのように返信すればいいのかわからず、途方に暮れております
メールの内容は下記の通りです

Title:試験について

私の名前様

水曜日3時間目の試験について、レポートを未提出ですが、このまま成績をつけてもいいですか。
レポートを来週の水曜日のいつもの時間に教室に持参すれば、合格する可能性はあります。

教授の名前

手数をかけてしまったことに対する謝罪とレポートを持参する旨を伝えたいです。
どのような文言を打てばよいのか教えてください

引用元-【至急】大学教授へのメールの返信の書き方を教えてください – 大学一回生です… – Yahoo!知恵袋

大学教授へのメール返信(回答)

〇〇学部教授〇〇先生

ご連絡ありがとうございます。
遅くなりましたが、来週水曜日に必ずレポートを提出いたします。
お手数をおかけして申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。

名前

こんな感じでいいのでは。
だらだらと書く必要はないし、これ以上ビジネスライクにする必要もないと思いますよ。

引用元-【至急】大学教授へのメールの返信の書き方を教えてください – 大学一回生です… – Yahoo!知恵袋

先生にメールを書く時

その1:メールには「本文の最初」に、必ず学部・学年・履修クラス・氏名を書く。相手が何時に読むかわからないので「こんにちは」などの挨拶は不要。
氏名はフルネームで書いて下さい。よほどの珍名さんでない限り、同じ苗字の学生がいくらでもいるのです。
友達同士の携帯メールと違って、大人の世界では氏名を明記しないメールは非常識です。

連続してメールのやり取りをする場合は、2回目以降は省略してかまいません(ただし宛名と署名は毎回つける)。
少し間があいてしまった場合は、初めての場合と同じように書きます。

その2:メールの最初は「宛名」、最後は「署名」。
携帯メールの影響か、これを省略する学生が多いですが、「宛名」はみなさんが思っているより重要な情報です。
グループメールと違って特定の人宛てに書いたことが明らかになりますし、違うバージョンのメールをいくつも作って違う人に送る場合には自分の確認にも使えます。
間違いメールも一瞬にして判別できます。
最後の「署名」は本文に名前を書いているから省略できるというわけではありません。
メール本文が完結したということを明確にするという機能もあります。

その3:件名欄にはメールの内容が容易に推測できる件名を書く
「『XX演習』宿題について(質問)」「XX留学プログラム推薦状(お願い)」というように。
教員に指定されない限り、件名欄に学年や氏名を書くのはやめましょう。
ただし、使用ソフトその他の事情で「送信者」に本名が出ない場合には「『XX演習』宿題について(山田太一郎)」というように、件名の最後に氏名を書き加えると、もらった教員は安心してメールを開くことができます。

引用元-

先生へのメールの書き方について

挨拶文を書く
初めてメールをする場合なら「初めまして」、先生が自分のことを知っているのなら「お世話になっております」でいいでしょう。
一般的に、教授にメールする際に時候の挨拶は省いていいと思います。
久しぶりにメールをして、ちょっと大きな頼みごとなどをする際は、時候の挨拶を書いた後で「いかがお過ごしでしょうか」などと続ける方が無難です。

引用元-大学生は必ず抑えておくべき!教授へのメールの書き方について | 大学生の困った!を解決するCampus Magazine

メール目的を簡潔に書く
内容について深く書く前に、簡単に目的を書きましょう。


「〜についてメールさせていただきます」
「〜のレポートを提出させていただきます」
「〜について教えていただきたく、メールを書かせていただきます」

引用元-大学生は必ず抑えておくべき!教授へのメールの書き方について | 大学生の困った!を解決するCampus Magazine

添付資料が必要なら付ける
添付の資料名も、メールの件名と同じく分かりやすいものをつけましょう。


「○山○子_概論Bのレポート.pdf」

引用元-大学生は必ず抑えておくべき!教授へのメールの書き方について | 大学生の困った!を解決するCampus Magazine

メールマナー

できればPCから送ろう
学生にとってはメール=携帯で送るものとなっているかとは思いますが。
携帯の設定によっては、返信しても迷惑メール扱いされて届かないことがあるのですよね。
添付ファイルを送りたいときにも何かと不便です。

基本、PCから送るようにしましょう。

引用元-バカ学生と思われないための21のメール術 | 就活の栞

適宜、改行する
改行なしで書かれると読みづらいです。
10行以上の文字が続くと読みたくなくなりますね。

適宜、改行を入れていきましょう。

引用元-バカ学生と思われないための21のメール術 | 就活の栞

箇条書きを活用する
ぐっと読みやすくなります。
箇条書きには数字を活用するといいです。

相手側も返信する際に、「1については〜」というように答えられるからです。
機種依存文字は使わず、1.2.や1)などを活用するといいです(①やⅠは機種依存文字です)。

引用元-バカ学生と思われないための21のメール術 | 就活の栞

メールアドレスにも注意

メールはせめて、Gメールやyahooメールくらいから出したほうがいいですよ。
可能なら大学からもらっているOOO@OO.OOO.ac.jpのアドレスから出したほうがいいです。
携帯電話メールはやめたほうがいいし、もし、どうしても出すときは、最後に、携帯電話アドレスからのメールをお許しください・・・と、書いて、PCからのメールを受信できるようにしておくべきです。←本当に、このトラブルは多いです。

今の大学生は、携帯電話からのメールになれているけど、先生世代は自分たちが社会人になったときは、手書き手紙世代なので、手紙のルールを守ったほうが、無難だと思います。

引用元-研究室訪問のアポをいただく時に気をつけよう・・メールの書き方 | 女性教授奮闘記 from Toyama

まとめ

公的なメールアドレスを持っておくといいようですね!

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